Trong cuộc sống hiện đại bận rộn ngày nay, thư điện tử đã trở nên phổ biến và thay thế thư điện tử truyền thống. Bài viết này của diaryofanobody.net sẽ giúp bạn hiểu được lợi ích của thư điện tử là gì so với mail truyền thống. Điều này sẽ giúp bạn hiểu tại sao email lại trở nên phổ biến như vậy.
I. Thư điện tử là gì?
Thư điện tử hay e-mail (hay còn gọi là e-mail) chỉ đơn giản là một loại thư được gửi và nhận qua Internet. Hiện nay, đây là hình thức gửi email được tất cả các cơ quan, công ty sử dụng do tính tiện lợi và tốc độ cao.
Bạn có thể truy cập hộp thư của mình chỉ với một máy tính hoặc điện thoại thông minh có kết nối Internet. Từ đó, tiến hành gửi và nhận email công việc, học tập bất cứ lúc nào.
Nếu bạn muốn sử dụng email, bạn cần có phần mềm chuyên dụng. Hỗ trợ sử dụng tin nhắn văn bản, hình ảnh, clip,… Đây là điều mà ai cũng cần biết khi sử dụng điện thoại thông minh để gửi và nhận email. Nếu bạn có tài khoản và phần mềm phù hợp, bạn có thể sử dụng email. Từ đó, tiếp nhận thông tin một cách rất hiệu quả và giao tiếp với người quen, đối tác.
II. Lợi ích của thư điện tử so với thư thông thường
1. Giảm thời gian và khoảng cách gửi và nhận thư
Khi gửi thư truyền thống, mọi người mất nhiều thời gian đến bưu cục và chờ đợi chuyển thư của dịch vụ. Có thể mất ít nhất một ngày và lên đến vài tháng để nhận được một bức thư viết tay.
Ưu điểm của email so với email thông thường là không mất thời gian chờ đợi. Một vài giây sau khi tin nhắn được gửi đi, người nhận có thể đọc tin nhắn ngay khi nó được kết nối với mạng. Bạn có thể gửi email cho bất kỳ ai trên thế giới, mọi lúc, mọi nơi và bạn không phải lo lắng về việc mất hoặc hỏng email khi chuyển tiếp.
Do đó, email tạo ra một luồng giao tiếp không bao giờ kết thúc. Trong những năm gần đây, dịch vụ chuyển phát nhanh đã không còn phổ biến trên toàn thế giới nhờ vào email.
2. Bạn có thể dễ dàng gửi một email cho nhiều người
Nếu bạn cố gắng gửi một bức thư viết tay cho 10 người, chắc chắn sẽ rất mất thời gian. Viết, soạn và sao chép các bức thư viết tay có thể là một công việc khó khăn. Việc sử dụng email trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với một cú nhấp chuột vào nút Chuyển tiếp, bạn có thể gửi tin nhắn cho người khác. Từ đó, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn nhiều mà vẫn tiết kiệm chi phí so với cách gửi thư truyền thống.
3. Tiết kiệm chi phí
Khi gửi thư theo hình thức truyền thống, quy trình gửi thư cụ thể sẽ như sau:
- Người gửi mang thư đến bưu điện.
- Thư được đưa từ bưu điện đến nơi tập kết thư, bưu phẩm.
- Gửi đến bưu điện nơi người nhận sinh sống.
- Bưu tá phân loại, mang thư đến đúng địa chỉ.
Nếu người gửi / người nhận ở một nơi xa, có rất nhiều vấn đề trong việc tiếp cận dịch vụ bưu chính. Do đó, chi phí vận chuyển và chuyển phát của bưu điện tăng lên đáng kể. Với email, điều này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi khoảng cách không còn là vấn đề. Với thiết bị kết nối Internet, bạn có thể gửi email cho bất kỳ ai, mọi lúc, mọi nơi.
4. Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư
Nói chung, thư viết tay mất thời gian. Với email, bạn không cần phải viết bằng tay, làm phong bì hay trang trí các bức thư như trước đây nữa. Những rắc rối khi đến bưu điện để nhận và gửi thư hoàn toàn được loại bỏ.
Thay vào đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian chỉ với một cú nhấp chuột. Đối với các email công việc chuyên nghiệp, bạn cũng có thể chọn từ các mẫu tạo sẵn. Hiện tại, bạn có thể chọn từ nhiều trang web cung cấp các mẫu này. Khi sử dụng email, mọi người đều đặt mật khẩu của riêng mình.
Ngoài ra, các nhà cung cấp chuyển sang tạo các lớp bảo mật của riêng họ để phục vụ người dùng của họ một cách thích hợp. Khả năng bị đánh cắp thông tin, xâm phạm quyền riêng tư của email là rất thấp. Vì vậy, các công ty luôn tin tưởng và sử dụng loại thư này, thay thế cho các loại thư viết tay truyền thống.
5. Không lo thất lạc
Bất cứ ai đã từng viết một bức thư viết tay đều biết rằng thường có nguy cơ bị mất một bức thư và gửi lại. Sẽ thật tệ nếu bức thư được trả lại chứa những bức ảnh và tài liệu có giá trị. Trong biểu mẫu thư, điều này đã được loại bỏ hoàn toàn. Bạn sẽ không bao giờ mất email của mình. Nếu bạn gửi tin nhắn đến sai địa chỉ, bạn có thể gửi lại một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không lo bị mất thông tin đó.
8. Hoàn toàn miễn phí
Một ưu điểm khác của email không thể bỏ qua là nó hoàn toàn miễn phí. Mặt khác, thư thông thường cũng tốn phí đóng dấu. Rõ ràng là gửi email sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều. Nếu bạn cần gửi một lượng lớn email thường xuyên, email là giải pháp tốt nhất.
Trên đây chúng tôi đã cung cấp nhiều thông tin giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng thư điện tử là gì. Rõ ràng, hình thức này mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với hình thức gửi thư thông thường. Hãy sử dụng nó thật tốt để mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và công việc của bạn.