Trong cuộc sống hiện nay, thư điện tử đã trở nên phổ biến và thay thế thư truyền thống. Bài viết này của diaryofanobody.net sẽ giúp bạn tìm hiểu thư điện tử là gì? Ưu và nhược điểm của thư điện tử. Đừng bỏ qua nhé!
I. Thư điện tử là gì?
- Thư điện tử hay còn gọi là email (viết tắt của Electronic Mail trong tiếng Anh), là một hệ thống được tạo ra để gửi và nhận thư qua Internet. Thư điện tử ra đời nhằm thay thế hệ thống nhắn tin trên giấy truyền thống.
- Thư điện tử tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc so với thư giấy, vận hành tốn kém và thời gian vận chuyển. Không chỉ vậy, ngoài email văn bản, các tệp đa phương tiện như âm thanh, hình ảnh, video, tài liệu cũng có thể được lưu trữ và gửi đi.
II. Ưu và nhược điểm của thư điện tử
1. Ưu điểm
- Ưu điểm nổi bật nhất của thư điện tử so với thư truyền thống là gửi và nhận thư điện tử có thể gửi vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày và bất kỳ ngày nào trong năm
- Thư điện tử có thể gửi và nhận từ nhiều loại thiết bị nối mạng
- Giá rẻ, hầu hết các dịch vụ thư điện tử đều miễn phí, bạn chỉ phải trả phí Internet cho nhiều dịch vụ và chức năng khác
- Thư điện tử có thể được gửi cho một người hoặc nhiều người cùng một lúc.
2. Nhược điểm
- Người nhận cần truy cập internet để nhận tin nhắn
- Virus có thể lây lan qua các tệp đính kèm trong tin nhắn
- Nhiều hoạt động lừa đảo được thực hiện qua email, vì vậy nếu không cẩn thận, danh tính của bạn có thể bị đánh cắp hoặc bạn có thể mất tiền.
- Không có gì đảm bảo rằng thư sẽ được đọc cho đến khi người nhận đăng nhập và kiểm tra
- Thư rác cũng là một vấn nạn khác với hệ thống thư điện tử
III. Cấu trúc của một địa chỉ thư điện tử email
Gồm 2 phần cơ bản, đó là:
- Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. Ví dụ với email: [email protected] thì nguyenvananh là phần tên hộp thư.
- Tên miền: Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @. Ví dụ với các email được cung cấp miễn phí bởi Gmail thì sẽ có đuôi tên miền là @gmail.com.
Email ngày nay có tốc độ gửi – nhận siêu nhanh, cho phép trao đổi thông tin gần như tức thì. Không chỉ vậy, bên cạnh văn bản, email còn đính kèm được hình ảnh, video, âm thanh,… rất sống động.
IV. Chức năng, lợi ích của thư điện tử
1. Chức năng của thư điện tử
- Spam Filter: Một nhà cung cấp dịch vụ thư tốt sẽ có sẵn một hệ thống để phát hiện và lọc thư rác trong hộp thư đến của bạn.
- Storage: Không gian lưu trữ cho tài khoản. Không gian lưu trữ này sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp và phiên bản (trả phí hoặc trả phí).
- Sổ địa chỉ (addresses): Một tính năng để lưu trữ các số liên lạc cần thiết.
- Find/search mail: Một công cụ để tìm email trong hộp thư.
- Tự động trả lời tin nhắn: Tính năng này cho phép hệ thống tự động gửi tin nhắn trả lời khi nhận được tin nhắn (dựa trên mẫu viết sẵn).
2. Lợi ích của thư điện tử
So với các dịch vụ bưu chính truyền thống, thư điện tử mang lại nhiều tiện ích cho người sử dụng. Cụ thể như:
- Nhận thư dễ dàng, nhanh chóng: Nếu bạn gửi thư theo cách thông thường thì thời gian nhận thư sẽ rất lâu, và còn tùy thuộc vào khoảng cách địa lý. Nhưng với email, bạn chỉ cần nhấp chuột và bên kia sẽ nhận được tin nhắn sau chưa đầy 1 phút. Vì vậy, khi bạn gửi một tin nhắn email, thời gian nhận được tin nhắn sẽ giảm đi rất nhiều. Tất cả các hoạt động cũng đã được đơn giản hóa ở mức độ lớn nhất có thể.
- Tiết kiệm chi phí: Khi gửi thư thông thường, bạn sẽ phải trả phí vận chuyển. Nhưng khi sử dụng email, thông tin sẽ được truyền qua Internet và gần như miễn phí.
- Nhận – Gửi email bất cứ lúc nào: Bạn có thể gửi và nhận email bất cứ lúc nào miễn là bạn có điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay kết nối internet.
- Chứa nhiều dạng thông tin khác nhau: ngoài văn bản, thư điện tử còn có thể đính kèm các tệp tin, hình ảnh, âm thanh… với dung lượng lớn.
V. Phân loại các thư điện tử
Email có thể được chia thành hai loại: email cá nhân và email doanh nghiệp. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và sử dụng cho mục đích cá nhân. Doanh nghiệp sẽ sử dụng email công ty để dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Email cá nhân thường có thể được đăng ký miễn phí. Còn email doanh nghiệp phải trả phí.
1. Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản email của mọi người. Hậu tố của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ thư của bạn (ví dụ: @ yahoo.com, @ gmail.com…). Đối với loại email này, dữ liệu email và thông tin chỉ được lưu trong hộp thư cá nhân.
2. Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền công ty. Loại email này do doanh nghiệp quản lý và cung cấp cho nhân viên sử dụng. Email kết thúc bằng tên doanh nghiệp thường tạo ra sự chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra, do được quản lý bởi công ty nên email doanh nghiệp rất an toàn và không bị nhận thư rác, khi nhân viên nghỉ việc, công ty cũng có thể thu hồi tài khoản email và giữ lại dữ liệu trước đó. Email 4B là email cao cấp được thiết kế dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu thư lớn và chất lượng cao.
Ngày nay, thư điện tử là dịch vụ không thể thiếu trong đời sống hàng ngày của chúng ta. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giữ liên lạc giữa các cá nhân cũng như trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã giúp độc giả hiểu rõ hơn về thư điện tử là gì nhé!