5S là gì? Quy trình 5S được áp dụng như thế nào để thành công? Tất cả sẽ được diaryofanobody.net giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé!

I. 5S là gì?

5S là viết tắt của 5 chữ cái chữ cái sau trong tiếng Nhật: seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke. Trong tiếng Anh, 5 chữ cái này có tên là: sort, set in order, standardize, sustain và self-discipline. Trong tiếng Việt, nó có nghĩa là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Để hiểu rõ hơn về quy trình 5s là gì, bạn hãy đọc những giải thích dưới đây:

• Series (Sàng lọc): Bạn cần sắp xếp và loại bỏ những thứ không cần thiết, không liên quan khỏi nơi sản xuất của bạn. Bạn chỉ có thể để những thứ cần thiết trong không gian làm việc. Việc khám sàng lọc được thực hiện thường xuyên và định kỳ.
• Seiton (Sắp xếp): Là hoạt động sắp xếp, bố trí hàng hóa, thành phẩm, hàng hóa tại nơi làm việc sao cho dễ tiếp cận nhất. Nguyên tắc thực hiện Seiton là tất cả các vật dụng cần thiết đều có địa điểm chỉ định và dấu hiệu nhận biết đi kèm. Bước này là bắt buộc và phải được tuân thủ nghiêm ngặt.
• Seiso (Sạch sẽ): Mọi người phải giữ sạch sẽ để đảm bảo rằng môi trường làm việc có tính thẩm mỹ, xanh – sạch. Hoạt động này cần được thực hiện một cách thường xuyên.
• Seiketsu (Săn sóc): Đây là bước đầu tiên trong việc kiểm tra để đảm bảo rằng 3S được tuân thủ và vận hành một cách có hệ thống. Để duy trì độ sạch của tuyết, ban quản lý có thể xây dựng các quy định làm rõ phạm vi trách nhiệm, tần suất và việc thực hiện 3S của mỗi nhân viên.
• Shitsuke (Sẵn sàng): Thói quen có ý thức tuân theo các quy định tại nơi làm việc. S5 này thể hiện nhận thức của nhân viên về các hoạt động của công ty. Mọi thành viên cần nhận thức được tầm quan trọng của quy trình 5S và tự giác thực hiện để nâng cao hiệu quả công việc.

II. Vì sao phương pháp 5S ngày càng phổ biến

Phương pháp 5S phù hợp với mọi loại hình tổ chức. 5S phù hợp với mọi quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Mọi người đều yêu thích sự sạch sẽ, tiện lợi và trật tự ở nơi làm việc. Đây là lý do tại sao phương pháp 5S lại rất phổ biến.

Người Việt Nam thường không có thói quen lựa chọn và sắp xếp mọi thứ một cách thường xuyên. Họ thường giữ tất cả những gì cần thiết và những gì không cần thiết. Thói quen này có thể gây ra những xáo trộn và bừa bộn trong cuộc sống và công việc. Đặc biệt, các công ty ở Việt Nam và các nước nghèo và đang phát triển thường gặp nhiều vấn đề như:

• Có quá nhiều thứ không cần thiết trong tổ chức. Đồ vật không được tổ chức một cách gọn gàng
• Không ngăn nắp. Khi cần dùng đến đồ thì không tìm thấy, phải đi mua mặc dù có sẵn. Gây tốn phí bảo quản, phí mua đồ mới.
• Lãng phí thời gian trong việc tìm đồ, xếp đồ…
• Cảng kho bừa bộn, tồn kho nhiều. Giao hàng chậm trễ
• Thiết bị văn phòng bám bẩn, nhiều máy móc không hoạt động được
• Sàn nhà, cửa sổ, đèn bị bám bụi ảnh hưởng sức khỏe
• Nơi làm việc không an toàn, xảy ra nhiều sự cố
• Tinh thần lao động của nhân viên chưa cao

Một số công ty đang thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên 5S là một bước bắt buộc. 5S giúp tiết kiệm chi phí và cải thiện môi trường làm việc một cách hiệu quả nhất.

III. Lợi ích của 5S 

• Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ những thứ không cần thiết và sắp xếp lại các công cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ sự lộn xộn. Người lao động sẽ phải mất ít thời gian hơn để tìm kiếm nguồn cung cấp cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung vào việc tăng năng suất.
• Ít lãng phí không gian hơn – Bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bạn sẽ có không gian để lưu trữ những vật dụng hữu ích hơn. Tận dụng tối đa không gian làm việc và tài nguyên của bạn sẽ giúp tối đa hóa lợi nhuận của bạn.
• Giảm tỷ lệ thương tật – Việc phân loại và dọn dẹp thường xuyên sẽ giúp giảm nguy cơ tai nạn khi công nhân đi lại tìm đồ.
• Giảm thời gian không sử dụng thiết bị – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, thường xuyên được kiểm tra và sử dụng đúng cách, việc bảo trì trở nên đơn giản hơn và các hỏng hóc lớn được ngăn chặn hoàn toàn.
• Cải thiện tính nhất quán và chất lượng – Quy trình làm việc được chuẩn hóa giúp giảm đáng kể lỗi và tăng năng suất. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng quy trình 5S vào quản lý chất lượng.
• Nâng cao tinh thần của nhân viên – Khi các Nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, nhân viên sẽ thấy những đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ tự hào về công việc của mình và quan tâm đến việc đóng góp cho công ty.

IV. Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5S

1. Sự cam kết, hỗ trợ của lãnh đạo 

Yếu tố đầu tiên làm nên thành công của phương pháp 5S là sự cam kết của lãnh đạo. Khi tập hợp các nhóm hợp tác, sự hiểu biết, hỗ trợ và đồng ý từ các nhà lãnh đạo là điều cần thiết.

2. Tiến hành đào tạo 

Để mọi người nhận thức được vai trò và lợi ích của 5S là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những kiến ​​thức cơ bản và thực hành 5S.

3. Tự nguyện tham gia

Sau khi nhận ra ý nghĩa, họ sẽ có ý thức và tích cực thực hiện 5S như một thói quen. Tạo ra một môi trường thúc đẩy hoạt động tình nguyện là một yếu tố cần thiết của 5S.

4. Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Chu trình thực hiện 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến công tác quản lý của tổ chức.

5S áp dụng đầu tiên tại Toyota ở Nhật Bản. Với nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển, 5S đang dần phổ biến tại Việt Nam. Những lợi ích to lớn từ 5S mang lại tạo ra các hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh công ty hiệu quả mà tốn ít kinh phí.

Trên đây là những thông tin cơ bản giúp bạn giải đáp thắc mắc 5S là gì? Quy trình 5S được thực hiện như thế nào để đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp. Qua đó, bạn đọc có cái nhìn tổng quan hơn về mô hình này.